pengembangan dan perencanaan SDM

BAB II

PEMBAHASAN

A. PENGERTIAN ANALISIS PEKERJAAN

Dalam suatu organisasi yang kecil, mungkn saja di rasakan pentingnya membentuk suatu organisasi yang khusus menangani masalah-masalah sumber daya manusia. Dalam situasi demikian mungkin saja adanya pangkalan informasi sumber daya manusia tidak di rasakan mendesak untuk dikembangkan. Alas an uramanya ialah karena para manager pelaksana kegiatan pokok organisasi dianggap sudah mengetahui cirri, standard an persyaratan ketenaga kerjaan yang diperlukan dalam melakukan berbagai tugas yang menjadi tanggung jawab satuan kerja yang dipimpinya.

Para tenaga spesialis dibidang pengelolaan sumber daya manusia tidak selalu memiliki pengetahuan yang mendalam tentang semua jenis pekerjaan yang terdapat dalam satuan-satuan kerja lain dalam organisasi.

Sebagai definisi yang dimaksud dengan analisis pkerjaan adalah usaha yang sistematik dalam mengumpulkan, menilai dan mengorganisasikan semua jenis pekerjaan yang terdapat dalam suatu organisasi.

Kegiatan analisis pekerjaan merupakan hal yang sangat penting bagi suatu organisasi. Dikatakan demikian karea berbagai tindakan dalam pengelolaan sumber daya manusia tergantung pada informasi – informasi tentang analisis pekerjaan y ang telah dilakukan. Teori manajemen sumber daya manusia memberi petunjuk bahwa ada paling sedikit sepuluh kegiatan pengelolaan sumber daya manusia yang penyelenggaraannya dengan baik di dasarkan pada informasi yang berhasil di kumpulkan.

Pertama, informasi analisis pekerjaan memberikan gambaran tentang tantangan yang bersumber dari lingkungan yang mempengaruhi pekerjaan para pekerja dalam organisasi.

Salah satu implikasi \nya ialah bidang pelatihan yang harus segera direncanakan dan dilaksanakan sehingga apabila tiba saatnya pekerjaan-pekerjaan tertentu dilakukan oleh mesin, para pegawai yang tadinya melakukan pekerjaan tersebut langsung dibekali dengan keterampilan lain sehingga mereka tetap diberikan kesempatan memeberikan kontribusinya yang maksimum.

Kedua, menghilangkan persyaratan pekerjaan yang sebenarnya tidak diperlukan karena didasarkan pada pemikiran yang diskriminatif. Dimasyarakat yang menganut pahm demokrasi dan tidak mengenal perlakuan yang bersifat deskriminatif dalam bentuk apapun hal ini mungkin tidak menjadi masalah. Akan tetapi para analis pekerjaan tetap harus mewaspadai situasi organisasi agar jangan sampai ada kebijaksanaan di bidang kepegawaian yang bernada diskriminatif.

Ketiga, analisis pekerjaan harus juga mampu menemukan unsure-unsur pekerjaan yang mendorong atau menghambat mutu kekaryaan para anggota organisasi.

Perwujudan paling nyata dari perlakuan yang manusiawi adalah apabila hartkat dan martabat manusia pekerja itu dihormati dan dijunjung tinggi.

Keempat, merencanakan ketenaga kerjaan untuk masa depan melalui analisis pekerjaan harus dapat diperoleh gambaran tentang kemampuan para pekerja yang ada sekarang, arah dan kecenderungan perubahan dimasa depan yang dikatkan dengan dampaknya terhadap ketenaga kerjaan dimasa yang akan datang.

Kelima, analisis pekerjaan harus mampu mencocokan lamaran yang masuk dengan lowongan yang tersedia. Jika terjadi lowonganm biasanya lowongan itu harus diisi dengan segera, pengisian lowongan yang terjadi hanya dapat dilakukan dengan tepat apabila dua hal digabung secara tepat pula.

Keenam. Analisis pekerjaan sangat membantu dalam menentukan kebijaksanaan dan program pelatihan, program pelatihan yang bersifat praktis dalam arti kata berkaitan langsung dengan tugas pekerjaan tetap diperlukan menginggat bahwa pengetahuan atau keterampilan yang diperoleh di lembaga pendidikan formal itu masih bersifat teoritikal.

Ketujuah, menyusun rencana pengembangan potensi para pelerja. Pengembangan itu beraneka ragam bentuknya. Teknik apapun yang digunakan, yang jelas ialah bahwa pengembangan itu harus mempunyai dua sasaran sekaligus yaitu satu pihak agar para pekerfja semakin mampu memberikan kontribusi dan dilain pihak agar mutu kekaryaan seseorang semakin meningkat yang pada giliranya memungkinkan pekerja yang bersangkutan memenuhi berbagai jenis kebutuhan.

Realisme menjasi lebih tepat ditonkolkan ketimbang standar yang idealistic karena berbagai pertimbangan, antara lain :

1. Prestasi kerja berkaitan langsung dengan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai yang harus bersifat realistic pula.
2. Keterbatasan kemampuan organisasi memberikan imbalan dan balas jasa
3. Kemampuan para anggota organisasi menjalankan fungsi dan melaksanakan pekerjaannya.
4. Memperhitungkan jenis pekerjaan yang dilakukan, misalnya apakah menuntut kemampuan fisik atau mental intelektual atau kedua-duanya.
5. Criteria pengukuran prestasi kerja mengingat ada dua jenis pekerjaan tertentu yang hasilnya mudah diukur, sukar diukur dan bahkan ada pula yang tidak mungkin di ukur.

Kesembilan, informasi analisis pekerjaan sangat penting pula arti dan perannya dalam penempatan para pegawai agar benar-benar sesuai dengan pengetahuan, keterampilan dan pengalaman yang dimilikinya.

Kesepuluh, Informasi tentang analisis pekerjaan juga sangat penting artinya dalam merumuskan dan menentukan system serta tingkat imbalan yang adil dan tepat.

Segi keadilan penting mendapat perhatian karena setiap manusia ingin merasa diperlakukan adil. Karena tidak mustahil bahwa perbedaan persepsi antara manajemen dapat para pekerjaan tentang keadilan dalam system penggajian dapat merupakan salah satu sumber konflik yang harus diatasi.

Para pekerja pada umumnya menggunakan tiga “alat” pembanding, yaitu :

1. Diri sendiri berdasarkan harapan-harapan

2. Diri sendiri dengan orang lain dalam organisasi

3. Diri sendiri dengan orang lain diluar organisasi

Terlepas dari keputusan kelompok pekerja mana yang hendak dianalisis, apakah pekerjaan yang bersifat teknikal, ketatausahaan atau manajerial, instrument pengumpulan informasi yang paling lumrah digunakan adalah kuesioner. Biasanya suatu kuesioner yang disusun untuk kepentingan pengumpulan informasi tentang pekerjaan mengandung paling sedikit lima hal yaitu :

1. Status informasi yang dimiliki sekarang dikaitkan dengan pekerjaan yang diidentifikasikan

2. Tugas dan tanggung jawab

3. Karakteristik insani

4. Kondisi kerja

5. Standar prestasi kerja

B. TEHNIK PENGUMPULAN INFORMASI

Pengumpulan informasi yang dapat digunakan untuk semua jenis pekerjaan dengan tingkat kecocokan dan efektifitas yang sama untuk diterapkan pada semua organisasi. Dalam menjatuhkan pilihan atau teknik atau teknik-teknik tertentu, berbagai dasar pertimbangan yang seyogyanya digunakan antara lain ialah factor waktu, factor biaya dan factor ketepatan informasi yang diperoleh.

Meskipun demikian teoari penelitian dan pengalaman memberi petunjuk bahwa para analisis dapat menggunakan berbagai teknik yang telah terbukti tepat digunakan seperti :

1. Wawancara

Dapat dikatakan bahwa teknik wawancara merupakan salah satu diantara sekian banyak teknik pengumpulan informasi yang paling sering digunakan.

2. Pandangan Pejabat Senior

Dua jenis manfaat dapat dipetik dengan menggunakan pendekatan ini, yaitu :

a. Pengetahuan dan pengalaman kedua kelompok tersebut membuat informasi yang dikumpulkan menjadi semakin lengkap.

b. Interaksi terjadi antara para pekerja senior, para atasan langsung dan analis pasti memperkaya pandangan tentang pekerjaan yang dianalisis, suatu hal yang tidak terjadi hanya dengan menggunakan teknik wawancara dengans alah satu pihak saja.

3. Kuisioner melalui Pos. pengumpulan informasi dengan mengirimkan kuesioner melalui pos juga merupakan teknik yang sering digunakan. Keuntungan penggunaan teknik ini antara lain ialah :

a. Biaya yang relative kecil

b. Jumlah responden dapat besar

c. Proses pengumpulan informasi dapat berlangsung cepat.

Kelemahan penggunaan teknik ini, sepe:

a. Jawaban yang tidak lengkap

b. Jawaban yang tidak akurat

c. Jumlah responden yang mengembalikan kuesioner yang tidak memungkinkan analisis yang sahih

4. Catatan Harian Pegawai teknik ini memang dapat memberikan informasi yang akurat apabila :

a. Para pegawai diharuskan membuat catatan harian tentang apa yang mereka kerjakan

b. Catatan harian tersebut mencakup kurun waktu yang relative panjang

Observasi teknik lain yang lumrah digunakan adalag pengamatan langsung oleh para analis atas pelaksanaan pekrjaan oleh para karyawan yang tugas pekerjaannya sedang dianalisis. Tanpa mengurangi manfaat penggunaan teknik inim perlu disadari bahwa teknik ini mengandung kelemahan juga antara lain :

a. Diperlukan biaya yang tidak sedikit

b. Proses pelaksanaannya makan waktu

c. kemungkinan informasi yang dikumpulkan tidak terlalu akurat karena para karyawan berusaha bekerja lebih keras, lebih baik dan lebih produktif sebab mereka menyadari bahwa cara kerja mereka sedang diamati oleh orang lain

5. Pengambungan berbagai teknik. Penggunaan gabungan beberapa teknik itu dimaksudkan untuk meningkatkan mutu informasi yang terkumpul, sekaligus mengurangi beban pembiayaan.

C. APLIKASI INFORMASI ANALISIS PEKERJAAN

Tepat tidaknya penggunaan satu atau gabungan beberapa teknik pengumpulan informasi dalam rangka analisis pekerjaan pada akhirnya harus dikaitkan dan diukur dengan aplikasi informasi yang diperoleh.

a. Uraian Pekerjaan, yang dimaksud dengan uraian pekerjaan ialah suatu pernyataan tertulus yang menguraikan berbagai segi suatu pekerjaan. Pada umumnya hal-hal yang diuraikan mencakup :

1. Nama Jabatan pelaksanaan pekerjaan tertentu

2. Kode pekerjaan

3. tanggal uraian pekerjaan dibuat

4. penyususn urain pekerjaan

5. lokasi pekerjaan dilakukan

6. pangkat pekerja

7. nama penyelia yang merupakan atasan langsung yang bersangkutan

8. uraian pekerjaan secara singkat

9. tugas yang dikerjakan

10. kondisi fisik tempat pekerjaan dilakukan

11. persetujuan penyelia guna menjamin ketepatan uraian pada butir-butir yang terdapat dalam lembar uraian pekerjaan tersebut.

b. Spesifikasi Pekerjaan

Pada dasarnya menyangkut profil suatu pekerjaan sedangkan dipihak lain. Spesifikasi pekerjaan menonjolkan karakteristik manusia yang diperlukan dalam melaksanakan suatu pekerjaan tertentu

c. Standar Prestasi Kerja. Ada paling sedikit lima alas an kuat untuk mengatakan demikian

1. standar prestasi kerja merupakan tolak ukur yang digunakan oleh atasan pekerja yang bersangkutan. Tolak ukur tersebut lebih menjamin penilaian objektif.

2. Standar prestasi kerja merupakan alat pengendali perilaku para pekerja, khususnya dalam hal terjadinya kesenjangan antara prestasi nyata dan standar yang telah ditetapkan

3. standar prestasi kerja berperan sebagai bahan korekasi terhadap penyimpangan atau devisiasi yang terjadi

4. standar prestasi kerja berguna sebagai bahan umpan balik bagi pekerja yang bersangkutan karena setiap pekerjaan memang berhak mengetahui penilaian atasan terhadap prestasi kerjanya.

5. standar prestasi kerja merupakan yang harus di usahakan pencapaiannya oleh setiap pekerja.

Untuk mengelola sumber daya manusia secara lebih efektif setiap organisasi mutlak perlu menciptakan suatu system informasi sumber daya manusia dalam organisasi.

Satuan kerja yang mengelola sumber daya manusia dapat mengambil berbagai langkah yang diperlukan. Langkah dimaksud berguna baik untuk kepentingan internal maupun eksternal.

D. UNSUR-UNSUR RANCANGAN BAGUN PEKERJAAN

Dalam melakukan rancang bagun pekerjaan ada tiga hal yang penting mendapat perhatian. Pertama, rancang bagun pekerjaan harus mencerminkan usaha pemenuhan tuntutan lingkungan organisasional dan keperilakukan terhadap pekerjaan yang dirancang bagun itu. Kedua mempertimbangkan ketiga jenis tuntutan tersebut berarti upaya diarahkan pada pekerjaan yang produktif dan memberikan keputusan pada pelakunya. Meskipun dapat dipastikan bahwa tingkat produktivitas dan kepuasaan itu tidak akan sama bagi setiap orang. Ketiga tingkat produktivitas dan keputusan para pelaksana harus mampu berperan sebagai umpan balik.

Rancang bagun pekerjaan yang dilakukan dengan baik dan tepat harus mempertimbangkan berbagai tuntutan yaitu tuntutan lingkungan organisasional dan keperilakuan ketiga factor itu pulalah yang dimaksud dengan unsure-unsur rancang bagun pekerjaan.

Unsur organisasional sesungguhnya seluruh unsur organisasional dari rancang bagun pekerjaan berangkat dari dan bermuara pada efisiensi kerja. Wahana utamanya adalah pendekatan yang mekanistik.

Tumbuh dan diaukuinya manajemen sebagai suatu cabang ilmu pengetahuan antara lain ditandai oleh lahirnya apa yang sekarang dikenal dengan istilah “gerakan manajemen ilmiah”. Caranya ialah dengan mengurangi gerak-gerik pekerja yang tidak perlu bahkan “Gerakan manajemen ilmiah” tersebut sering pula disebut sebagai “Gerakan Efisiensi” pendekatan mekanistik yang digunakan oleh para pelapor “Gerakan Manajemen Ilmiah” dengan Erederick W. Taylor sebagai salah seorang tokohnya. Begitu pentingnya hasil studi tersebut sehingga sering orang memandangnya sebagai dasar rekayasa industrial yang banyak digunakan hingga sekarang ini.

Pendekatan mekanistik bermanfaat dalam rancang bagun pekerjaan yang sifatnya spesialistik dan repetitive. Pendekatan tersebut para pekerja terdorong untuk berusaha menhasilkan buah pekerjaan semaksimal mungkin.

Hal kedua yang merupakan unsur organisasional dalam rancang bagun pekerjaan adalah arus pekerjaan. Bentuk barang atau jasa yang dihasilkan memberi petunjuk tentang urutan dan keseimbangan antara berbagai jenis pekerjaan sedemikian rupa sehingga proses produksinya berlangsung dengan efisien.

Hal ketiga yang penting mendapat perhatian dalam rancangan bangun pekerjaan menyangkut kebiasaan – kebiasaan dalam organisasi dalam usaha dan keinginan manajemen untuk meningkatkan produktivitas kerja organisasi, tradisi dan kesepakatan bersama itu jangan sampai dilanggar. Jika akan terjadi perubahan sebaiknya itu jangan sampai dilanggar. Jika akan terjadi perubahan sebaiknya para pekerja diikutsertakan dalam memikirkan dan memutuskan perubahan yang akan terjadi.

Unsur lingkungan suatu kenyataan yang tidak dapat disangkal adalah bahwa apa yang mungkin dan tidak mungkin dilakukan oleh suatu organisasi ditentukan pula oleh kondisi lingkungan dengan mana setiap organisasi pasti berinterasi.

Para perancang bangun pekerja harus segera meng interprestasikan keputusan ini dari paling sedikit tiga sudut pandang yaitu :

a. pekerjaan pekerjaan baru yang perlu diciptakan

b. Tersedia tidaknya tenaga pelaksana pekerjaan tersebut, baik di dalam maupun diluar organisasi

c.

E.